Technischer Dienstleistungsbetrieb – Strukturen, die mitwachsen

Vorher: Aus einem nebenberuflichen Zwei-Personen-Betrieb entstand durch kontinuierliches Wachstum ein Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern und zusätzlichen Subunternehmern. Damit wuchsen auch die Anforderungen an kaufmännische Abläufe, Projektorganisation, Mitarbeitersteuerung und die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle.

Nachher: Die kaufmännischen und digitalen Strukturen wurden passend zum Wachstum aufgebaut und laufend weiterentwickelt. Projekt- und Baustelleninformationen wurden digital verfügbar, Abläufe und Dokumente vereinheitlicht und die Zeiterfassung direkt den Bauvorhaben zugeordnet. Mit zunehmender Unternehmensgröße wurden auch die eingesetzten Systeme weiterentwickelt – bis hin zu einer integrierten Projektsteuerung und Nachkalkulation.
 

SHK-Betrieb – Auftragsabwicklung & Disposition neu strukturiert

Vorher: Serviceaufträge wurden überwiegend telefonisch aufgenommen und anschließend papierbasiert weiterbearbeitet. Die Terminplanung erfolgte in festen Zeitblöcken, während offene Aufträge für kurzfristig verfügbare Kapazitäten immer wieder manuell geprüft und mit Kunden abgestimmt werden mussten. Auch ältere Vorgänge waren für Rückfragen und Reklamationen nur über die entsprechenden Belegordner verfügbar.

Nachher: Der Auftragseingang wurde digital strukturiert, kategorisiert und mit klaren Zuständigkeiten versehen. Gemeinsam mit den Technikern wurden realistische Einsatzzeiten unter Berücksichtigung von Auftrag, Materialbedarf, Fahrt und örtlichen Gegebenheiten entwickelt und die Disposition darauf ausgerichtet. Bestehende Dokumenten- und Abrechnungssysteme wurden so genutzt, dass komplette Vorgänge digital zur Rechnung verfügbar waren. Dadurch konnten Aufträge gezielter disponiert, vorhandene Kapazitäten besser genutzt und Informationen wesentlich schneller gefunden werden.

Elektro & PV – neuen Geschäftsbereich organisatorisch aufgebaut

Vorher: Für den neu entstehenden Elektrobereich und die Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen mussten die organisatorischen und digitalen Grundlagen von Grund auf geschaffen werden.

Nachher: Ein passendes System wurde eingeführt und mit eigenen Formularen und Strukturen eingerichtet. Vergabeplattformen und öffentliche Auftraggeber wurden erschlossen, passende Elektro- und PV-Projekte recherchiert und der Ablauf von Lieferantenanfragen und Preisvergleichen über GAEB-Bearbeitung und Fristenkontrolle bis zur Submission strukturiert aufgebaut. Auch Aufmaß, Dokumentation und Abrechnung wurden in den durchgängigen Prozess eingebunden.